负责会议方案的制定，会议经费预算的编制，会议材料的准备，会议通知的起草下发，《会议指南》的编印，会议食宿安排、会场的安排和布置、会议用品（奖品）的定制和采购、会议费用结算等。

1、制定会议方案及经费预算。根据年初市总工会主席办公会确定的年度会议项目及有关要求，一般性会议应在会议召开前一周，重要会议应在会议召开前两周，由会议主（承）办部室起草会议方案及会议经费预算，经主席办公会审定同意后，开始会议筹备工作。

2、会议筹备

——会议通知印发。会议召开日期确定后，一般由会议主（承）办部室负责及时起草和印发会议通知，收集和整理与会人员报名名单。邀请上级工会、市委领导或市总领导出席会议时，由主（承）办部室负责起草和报送请示报告并落实出席领导的名单；邀请市直有关部门或有关人员参加会议时，由主（承）办部室负责送会议请柬并落实参加人员名单。

——会议材料及会标准备。主（承）办部室负责起草会议材料及会标内容，按公文处理程序规定印制和分发。

——定制或采购会议所需奖品、奖牌及记录品。主（承）办部室提出具体计划和要求，经市总工会集中采购委员会审核后采购验收。

——食宿安排。主（承）办部室根据会议方案所确定的会议时间、会期、与会人数以及会议预算，负责联系和落实会议食宿及会场等。

——代表报到。主（承）办部室根据会议方案提前安排工作人员，在有关地点设立会议报到处，组织与会代表进行会议签到。

——会场布置。主（承）办部室负责会标及有关标语的悬挂、席位卡的摆放、音响设备的准备及茶水供应等，大型或重要会议主席台前还应摆放鲜花。办公室协助主（承）办部室做好会场布置工作。

3、会议实施。会议召开时，主（承）办部室具体负责会议的组织工作，办公室负责通知参会领导，宣传部室负责会议的宣传工作。

4、会议费用结算。会议结束后一周内，主（承）办部室应按有关财务规定，及时办理结帐手续。